I fattori chiave per organizzare un evento di successo
Negli ultimi anni gli eventi e la loro organizzazione hanno assunto un ruolo sempre più strategico all’interno dei piani marketing e comunicazione delle aziende medio-grandi. Fino ad arrivare a parlare di event marketing.
Portare al proprio pubblico o al target che si vuole intercettare esperienze offline è fondamentale, ad esempio, per costruire una brand awareness positiva e aumentare il valore percepito del brand. Raggiungere questi obiettivi, come vedremo, richiede però la capacità di strutturare tutte le attività col sufficiente anticipo. Solo così si potrà dare vita ad eventi capaci di creare coinvolgimento e condivisione, due ingredienti senza i quali un evento non sarebbe tale.
Il tempo diventa quindi uno degli aspetti più importanti su cui concentrarsi.
Per noi tempo è sinonimo di pianificazione. Prendersi i giusti tempi per una corretta pianificazione è un elemento spesso sottovalutato ma estremamente importante, soprattutto per la capacità degli eventi fisici di rafforzare e supportare la strategia di digital marketing che la propria azienda sta implementando.
Naturalmente la pianificazione da sola non basta ma è il presupposto fondamentale affinché la struttura organizzativa riesca a coordinare efficacemente tutte le attività in vista del raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Scopriamo quali sono le fasi fondamentali per organizzare un evento di successo:
· Definizione degli obiettivi e del target
· Definizione del budget
· Organizzazione del team di lavoro
· Esecuzione delle attività
· Attività post-evento
Definire gli obiettivi dell’evento è lo step senza dubbio più importante perché da quella scelta deriveranno tutte le altre. A seconda degli obiettivi individuati (brand awareness, brand visibility, conversione, aumento vendite, raccolta dati ecc.) si potrà decidere a quale target rivolgersi, anche in base al piano marketing più ampio.
La scelta del budget deve poi essere funzionale al raggiungimento di quegli stessi obiettivi. Spesso si pensa che ad una spesa alta equivalga un ritorno altrettanto alto. Non è sempre vero. Anzi, spendere sempre il più possibile rischia semplicemente di tradursi in uno spreco di risorse. La cosa migliore è operare scelte strategiche in funzione degli obiettivi e del target che intendiamo intercettare. Questo ci permetterà di investire sull’infrastruttura tecnica più adeguata rispetto alle finalità dell’evento, consentendoci di raggiungere il miglior rapporto qualità-prezzo.
La scelta del team che si occuperà della progettazione e dell’attuazione delle attività operative è poi di primaria importanza per lo sviluppo di un evento di successo. Occorre sottolineare che, sempre dagli obiettivi prefissati, deriva infatti il design (o format) dell’evento stesso, vale a dire il tema o contenuto vero e proprio dell’evento. Si tratta di una fase cruciale perché verranno esplorate tematiche organizzative relative al tipo di esperienza che vorremo far vivere al pubblico. Le scelte da effettuare riguarderanno ad esempio se essere più o meno coinvolgenti, se trasmettere in live streaming su tutti i canali social disponibili o solo su alcuni, quando inserire momenti di interazione col pubblico, o se avere una regia semplice o complessa.
Sempre in questa fase verranno anche identificate le tempistiche relative alla corretta promozione dell’evento stesso, con quanto anticipo iniziare i preparativi, la ricerca della location, dei relatori o dei partner. Non solo, che tipo di infrastruttura tecnica sarà la più indicata per raggiungere la piena espressività dell’evento. L’individuazione della location diventa particolarmente strategica e deve essere in linea con la finalità e il pubblico cui ci rivolgiamo.
A seguito dell’evento è anche raccomandabile prevedere delle attività di follow-up come l’invio di una newsletter coi momenti salienti dell’evento, un ringraziamento per aver partecipato o la richiesta di un feedback.
Si tratta quindi di una serie di attività, anche complesse, che si intrecciano per dare vita al miglior risultato possibile. Soprattutto per questo, prendersi il tempo giusto per pianificare e attuare tutti questi passaggi diventa fondamentale. Al di là dei valori assoluti in termini di collegamenti, pubblico o interazioni ricevute, lo scopo è creare eventi memorabili e unici, e questo risultato si può raggiungere solo investendo in una corretta pianificazione. Esserci anche in quelle fasi è per noi una delle missioni più importanti.
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